Politica de Tratamiento de Datos Personales

1. Alcance e identificacion del responsable

La presente politica aplica a los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos los titulares respecto de los cuales DITAR SAS realiza actividades de recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion de informacion personal en desarrollo de su objeto social y de sus relaciones comerciales, administrativas, contractuales y operativas.

2. Definiciones relevantes

• Autorizacion: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: informacion vinculada o asociada a una persona natural determinada o determinable.
• Dato publico: informacion calificada como publica por la ley o la Constitucion.
• Dato privado: informacion de naturaleza reservada o intima relevante solo para el titular.
• Dato sensible: informacion sobre origen racial o etnico, orientacion politica, convicciones religiosas o filosoficas, salud, vida sexual o datos biometricos, entre otros.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operacion sobre datos personales, incluyendo recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.

3. Principios aplicables

El tratamiento realizado por DITAR SAS se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulacion restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, toda informacion personal sera tratada solo para fines legitimos, previamente informados y con las medidas razonables de proteccion que exige la ley.

4. Tipos de bases de datos y finalidades

DITAR SAS administra distintas categorias de bases de datos y archivos fisicos o automatizados, entre ellas las siguientes:

• Gestion humana: administracion de nomina, obligaciones laborales, certificaciones, control de horarios, capacitaciones y demas actividades propias de la gestion del personal.
• Gestion de procesos: administracion del sistema de gestion, auditorias, seguimiento de accidentalidad, ausentismos, calificaciones de enfermedad laboral y control de infracciones de transito relacionadas con la operacion.
• Ventas: gestion de clientes, toma de pedidos, validacion de identidad y documentos comerciales o tributarios, prevencion de sustitucion o fraude documental, atencion de PQR y evaluacion de la calidad del servicio.
• Compras: gestion de proveedores, procesos de seleccion, evaluacion de cumplimiento y consolidacion de suministro oportuno y de calidad.

5. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada, salvo cuando la ley exceptue dicho requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al regimen de proteccion de datos personales.
• Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que impida eliminar la informacion.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. Deberes de DITAR SAS

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar la autorizacion otorgada por el titular cuando sea exigible.
• Informar debidamente la finalidad de la recoleccion y los derechos que asisten al titular.
• Conservar la informacion bajo condiciones de seguridad que impidan adulteracion, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar oportunamente consultas, reclamos y solicitudes.
• Informar a la autoridad competente los incidentes de seguridad cuando existan riesgos en la administracion de la informacion.
• Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Tratamiento de los datos personales

La informacion personal es recolectada directamente del titular a traves de canales fisicos, digitales, contractuales, comerciales, laborales y administrativos relacionados con el objeto social de la compania.

• Recoleccion: se obtiene de manera directa mediante formularios, contratos, pedidos, comunicaciones, procesos de seleccion, relaciones comerciales y demas interacciones autorizadas.
• Almacenamiento: las bases de datos se alojan en la infraestructura de DITAR SAS con medidas fisicas, tecnicas y administrativas de seguridad y controles de acceso.
• Uso y finalidades: estadisticas internas, atencion al cliente y PQR, fidelizacion, envio de comunicaciones, facturacion, compras, validacion de identidad del comprador, verificacion de coincidencia entre formularios y cedula o RUT, revision de consistencia visual de documentos, prevencion de fraude, historico de relaciones comerciales, gestion contable, fiscal y administrativa, requerimientos de organismos de control, seguimiento contractual y operativo.
• Lectura automatizada de documentos: cuando el flujo de compra solicite cedula o RUT, un proveedor tecnologico encargado podra procesar temporalmente el archivo para extraer nombre o razon social y numero de identificacion o NIT. DITAR conserva el archivo aportado, el resultado del cotejo y una huella criptografica de los datos declarados; no incorpora al resultado almacenado el nombre ni el numero extraidos por el lector y no analiza la vigencia del RUT.
• Circulacion: DITAR SAS no comparte ni transmite datos personales sin fundamento legal, contractual o sin controles adecuados de seguridad y confidencialidad cuando corresponda hacerlo. Los proveedores tecnologicos que intervengan en la lectura automatizada actuaran para la finalidad informada y bajo las medidas aplicables de seguridad y confidencialidad.
• Supresion: la informacion se conserva durante los terminos exigidos por la ley y por las obligaciones contractuales, tributarias, contables, laborales o de auditoria; cuando la finalidad no sea obligatoria por ley, la supresion procede una vez se cumpla el proposito del tratamiento.

8. Autorizacion para el tratamiento

DITAR SAS solicitara autorizacion previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando la ley asi lo requiera. Dicha autorizacion podra ser obtenida por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequivocas, y la compania conservara prueba de las autorizaciones recaudadas.

9. Consultas, reclamos y solicitudes

Las consultas, reclamos y solicitudes en materia de proteccion de datos personales deben remitirse a officialbd@ditar.co indicando nombre completo, numero de identificacion, motivo de la solicitud, calidad en la que actua, soportes correspondientes y direccion fisica o electronica para recibir respuesta.

• Consultas: seran atendidas en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados desde su recibo. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informara al interesado y la respuesta no podra tardar mas de cinco (5) dias habiles adicionales.
• Reclamos: cuando la solicitud este incompleta, se requerira al interesado dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes para subsanar la informacion. Una vez recibido el reclamo completo, se incluira la leyenda "reclamo en tramite" en la base de datos correspondiente. El termino maximo para resolverlo sera de quince (15) dias habiles, prorrogables por ocho (8) dias habiles mas cuando exista causa justificada.
• Supresion o revocatoria: no procedera cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

10. Area responsable

El area responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello es Gestion administrativa y financiera, a traves del correo electronico officialbd@ditar.co.

11. Modificaciones y vigencia

DITAR SAS se reserva el derecho de modificar esta politica en cualquier momento. Las actualizaciones seran informadas por los mecanismos que la compania considere adecuados, como correo electronico o publicacion en su sitio web, con antelacion razonable a su implementacion.

La politica se encuentra vigente en su version actualizada del 19 de agosto de 2026 y continuara aplicando hasta la expedicion de una version posterior o la adopcion de cambios sustanciales.